Property Management System: Sistem di Balik Otomatisasi Proses Properti
Teknologi terus diintegrasikan dalam dunia properti guna mempermudah segala aspek yang ada dalam operasional bisnis tersebut. Salah satu inovasi teknologi yang bisa dibilang menjadi tulang punggung kegiatan bisnis properti, khususnya properti akomodasi seperti perhotelan, adalah Property Management System (PMS). Apa itu Property Management System? Apa fungsinya dalam industri properti? Simak selengkapnya dalam uraian berikut ini.
Apa Itu Property Management System?
Property Management System (PMS) adalah perangkat lunak yang dikembangkan secara khusus untuk mengelola operasional harian sebuah properti, contohnya hotel, apartemen, dan jenis properti bangunan lainnya.
Pada bisnis perhotelan, PMS diterapkan dengan fokus pada aktivitas front dan back office, menjadi komponen penting dalam reservasi, penentuan tarif dan kaman, serta pengaturan check-in/check-out.
Otomatisasi yang ditawarkan dalam sistem PMS memungkinkan pemilik sekaligus pengelola properti untuk bisa mengurangi beban tugas administratif serta menghemat waktu dan tenaga. Bila efisiensi ini terus ditingkatkan, PMS tak hanya bisa membantu mendorong produktivitas, tetapi juga membantu karyawan untuk memberikan layanan terbaik kepada tamu.
Hal tersebut dapat membuat proses pengelolaan properti menjadi lebih lancar dan memungkinkan pengelola untuk bisa lebih fokus pada pelayanan tamu atau aspek lainnya yang dapat meningkatkan keuntungan bagi bisnis properti tersebut. Dengan demikian, PMS adalah salah satu kunci untuk mewujudkan operasional bisnis properti yang lebih optimal dan memberikan nilai plus kepada tamu maupun pemilik dan pengelola bisnis tersebut.
Sejarah Perkembangan Property Management System
Munculnya Property Management System (PMS) menunjukkan adanya perkembangan yang cukup signifikan dalam industri properti, khususnya perhotelan. Sebelum adanya PMS, sistem manajemen properti dijalankan sepenuhnya secara manual sehingga cenderung rentan terhadap human errors dan kurang efisien.
Setelah pertama kali diperkenalkan pada akhir 1970-an, PMS mengalami peningkatan permintaan oleh industri perhotelan sepanjang 1980-an hingga 1990-an. Meskipun perkembangan teknologi cukup pesat, tujuan utama dari dirancangnya PMS tetap sama setelah 50 tahun kemudian, yakni untuk membantu pengelola properti menjalankan operasional bisnis secara lebih efisien dengan mengotomatisasi pekerjaan manual dan pekerjaan-pekerjaan administratif lainnya yang membutuhkan banyak pembukuan.
Perubahan besar-besaran terjadi pada 1990-an dengan munculnya sistem manajemen properti yang berbasis internet. Inovasi ini membawa kemajuan yang cukup signifikan dalam meningkatkan komunikasi antara pengelola dan penyewa properti. Jadi, inovasi ini memungkinkan terjadinya interaksi dua arah yang lebih praktis dan fleksibel sehingga calon penyewa bisa mendapatkan informasi detail terkait properti yang mau mereka sewa.
Lalu pada sekitar tahun 2010-an, para pengembang PMS memperkenalkan sistem manajemen properti berbasis penyimpanan cloud. Teknologi cloud ini memiliki kapasitas penyimpanan yang lebih besar sehingga bisa memudahkan koordinasi dan integrasi. Di samping itu, penyimpanan cloud juga membuat data dan informasi masuk secara real-time sehingga dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis secara keseluruhan.
Fungsi Property Management System
Ada banyak sekali fungsi dari Property Management System itu sendiri. Adapun fungsinya adalah sebagai berikut:
1. Manajemen sistem pembayaran
Salah satu fungsi utama dari PMS adalah untuk membantu mengotomatisasi sistem pembayaran penyewa. Seperti yang mungkin sudah kamu ketahui, mengatur tagihan pembayaran dalam jumlah yang tidak sedikit adalah pekerjaan administratif yang tidak mudah. Butuh ketelitian dan waktu yang lama untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Oleh sebab itu, masuk akal bila pekerjaan administratif tersebut tidak efisien dan banyak human errors. Dalam hal ini, PMS dapat menjadi solusi yang tepat. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, sistem manajemen properti bisa membantu kamu menyelesaikan tugas-tugas administratif, seperti pembayaran, dengan mudah, cepat, dan lebih akurat.
2. Meningkatkan koordinasi dan interaksi
Dalam operasional bisnis properti, tentunya kamu sudah memahami bahwa interaksi atau komunikasi dengan pihak penyewa merupakan sesuatu yang perlu dipertahankan. Sebagai contoh, saat calon tamu hotel akan menginap di suatu hotel dan meminta untuk dijemput di bandara, maka kamu sebagai pengelola harus responsif terhadap permintaan tersebut.
Dengan menggunakan PMS, komunikasi semacam itu dapat dilakukan secara lebih efisien dan efektif. Ini lantaran sistem dalam PMS dibuat agar bisa mendokumentasikan setiap percakapan atau permintaan calon konsumen.
3. Membantu penyusunan laporan
Fungsi lain dari Property Management System adalah untuk mempermudah proses penyusunan laporan. Sebab, semua data transaksi secara otomatis tersimpan dalam sistem penyimpanan PMS dan dapat digunakan untuk menyusun laporan atau melakukan evaluasi.
4. Meningkatkan kenyamanan dan kepuasan konsumen
Fungsi lain dari penggunaan PMS adalah memberikan pelayanan optimal kepada konsumen. Dengan begitu, mereka bisa mendapatkan pengalaman yang nyaman dan memuaskan. Hal ini lantaran sistem manajemen properti mempermudah setiap pengguna untuk mendapatkan akses layanan properti dengan mudah dan cepat.
Contoh Property Management System
Ada banyak sekali perusahaan teknologi yang meluncurkan produk PMS. Sebagai contoh, ada dua PMS yang cukup populer di Amerika Serikat, yakni:
1. Cloudbeds
Cloudbeds merupakan sistem manajemen properti perhotelan yang cukup ternama. Software asal Amerika Serikat ini menawarkan berbagai fitur untuk menyederhanakan operasional hotel, sistem manajemen pembayaran, pelaporan, reservasi, Online Travel Agent (OTA), dan masih banyak lagi.
Di samping itu, software ini juga menggunakan sistem penyimpanan berbasis cloud sehingga kapasitas penyimpanannya luas. Tampilan software-nya juga nyaman bagi pengguna dan relatif mudah untuk digunakan. Lebih lanjut, Cloudbeds dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi Point of Sales (POS).
2. Oracle OPERA PMS
Contoh PMS yang satu lagi adalah Oracle OPERA PMS, salah satu sistem manajemen properti terbaik di dunia. Perangkat lunak asal Amerika Serikat ini sudah banyak digunakan oleh hotel-hotel mewah berkelas internasional. Sama seperti Cloudbeds, Oracle OPERA PMS juga menggunakan penyimpanan berbasis cloud.
PMS satu ini dilengkapi dengan fitur komprehensif untuk mengoptimalkan pengalaman tamu, meningkatkan produktivitas karyawan, dan tentunya meningkatkan efisiensi operasional bisnis. Fitur yang dimaksud antara lain adalah pemesanan kamar, manajemen pendapatan, fitur back office, dan masih banyak lagi.
Jadi, itulah Property Management System, perangkat lunak untuk mengoptimalkan pengelolaan properti dengan cara mengotomatisasi pekerjaan-pekerjaan administratif yang umumnya memakan banyak waktu dan tenaga. Di tengah perkembangan teknologi, tentu PMS juga akan terus mengalami perkembangan dengan menawarkan berbagai fitur baru yang canggih.